¿CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO CORPORATIVO?

Un evento corporativo es una estrategia de comunicación para presentar un nuevo producto o para generar imagen de marca. Además, es importante para mejorar la reputación y dar visibilidad a la empresa. Sin duda alguna, es una buena forma de captar y conocer al público objetivo al que se dirige la corporación.

¿Qué ventajas tiene organizar un evento corporativo?

Un evento corporativo es una excelente oportunidad para hacer crecer tu red de contacto de profesionales y dueños de empresas, con quiénes puedes establecer alianzas comerciales y desarrollar proyectos a futuro.

En estos encuentros, donde existen protocolos y logísticas de bienvenidas, charlas educativas y lanzamientos de productos, tus clientes deben ser tus principales invitados.

Si le brindas una experiencia gratificante y un trato excepcional, podrás fidelizarlos y convertirlos en promotores de tu empresa u organización.  

En el proceso de mercadear tu evento corporativo, también estás aumentando la notoriedad de tu marca, creando interés en las personas que aún no conoce nada sobre tus productos y/o servicios y deciden asistir para hacerlo.

En Producciones y espectáculos Autica hemos realizado esta guía que te ayudara paso a paso para lograr un evento corporativo de manera exitosa. Cada empresa, además, podrá complementar estos consejos con elementos específicos según sus objetivos y temática, para ello la creatividad es un factor clave que no tiene límites.

Establecer objetivos

Es fundamental tener claro cuáles son los objetivos y qué se quiere conseguir: dar a conocer un nuevo producto, establecer relaciones con proveedores, motivar y cohesionar al equipo, fidelizar a los clientes, etc. Estos objetivos ayudarán a decidir el formato de evento más adecuado.

Escoger bien la fecha

Escoger la fecha del evento es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta cuando se organiza un evento corporativo. Determinar la época del año más adecuada para lanzar el producto al mercado y considerar los periodos de más trabajo o de vacaciones de los invitados puede influir en el número de asistentes.

El tipo de evento también es determinante para escoger tanto el día como la hora. Puede que la presentación de un producto encaje mejor en horario de tarde, mientras que un acontecimiento de entrega de premios sea más adecuado por la noche junto a una cena de gala.

Definir el público objetivo

Analizar el tipo de público al que nos dirigimos es esencial para definir el formato del evento, el espacio y las actividades paralelas que se quieran organizar. Las necesidades serán diferentes en función de si los asistentes son empleados, proveedores, clientes, profesionales de sector, etc. Es importante adaptar tanto el formato como el contenido del evento al perfil de los asistentes.

Determinar el presupuesto

En el momento de pensar en acciones o actividades para el evento hay que tener en cuenta la partida económica que tiene establecida la compañía. Conviene no perder de vista la relación costo-beneficio, ya que los eventos se organizan con la intención de cumplir determinados objetivos.

Escoger el espacio adecuado

Para seleccionar el mejor espacio hay que tener en cuenta: el tipo de evento, el número de asistentes, los servicios técnicos y audiovisuales, si tiene cocina propia o es necesario contratar un catering, la localización y accesos, si ofrece parking y cuáles son las posibilidades de montaje previo si se requiere.

Solicitar permisos

Para evitar complicaciones en el desarrollo del evento, debemos informarnos de los permisos necesarios para desarrollar las actividades previstas y solicitar las licencias necesarias con antelación. Se puede encontrar la información en la página del ayuntamiento de cada ciudad.

Planificar con tiempo

La planificación es la columna vertebral de un evento y posiblemente uno de los factores más importantes a la hora de garantizar su éxito.

Generalmente, las reservas de la ubicación, la contratación del catering y de algunos servicios son los primeros pasos a dar y deberían hacerse con un mínimo de dos meses de antelación para asegurar que la fecha escogida está libre y para dejar el tiempo suficiente para enviar las invitaciones.

Definir una estrategia de comunicación y difusión

Es importante definir una estrategia de comunicación que abarque el antes, el durante y el post evento. Para ello, hay que decidir qué herramientas y canales se van a utilizar para comunicar el evento (e-mailing, bases de datos de empleados, clientes, proveedores, redes sociales, página web, medios de comunicación, boletines informativos, publicidad, etc.).

Contar con un equipo organizador

Cada miembro del equipo debe estar informado de sus funciones y responsabilidades y además, conocer todos los detalles del evento con el objetivo de tener la capacidad de solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir.

Hacer un análisis post evento

El último paso de cualquier evento o celebración es el análisis posterior. A través de este análisis se comprueba la efectividad que ha tenido, la asistencia, los detalles que han salido bien y mal para poder evaluar el plan de mejora de cara a futuros eventos.

Si necesitas ayuda en la planeación de tu evento, Producciones y espectáculos Autica te ayuda a hacer de tu evento algo extraordinario. Realiza tu cotización sin costo aquí.

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